流程再造和优化咨询

【项目必要性】 

       中国企业市场化程度越来越高，市场竞争也更加激烈。在长期的管理咨询经历中，经历了各个行业和不同规模的公司咨询。虽然各个公司的管理基于不同行业和商业模式的不同而有差异之外，在业务流程规划设计和控制方面都存在类似的问题，我们总结如下： 

 1、公司整体缺乏基于财务经济性的业务流程控制机制和标准 

       国内企业的管理多数是以部门为主线进行责任划分、考核和管理的，还没有充分意识到成本、收益取决于业务流程设计和控制，没有意识到业务流程管理给公司带来的利益。 

        很多跨国公司纷纷建立了规范和齐全的业务流程体系，制定了标准化的业务流程运作手册和控制标准，并将财务经济性、财务风险控制融入到业务流程设计和日常控制中，大量的进行员工培训和教育，将财务控制深入到所有员工的日常工作和行为中，以降低公司的运营成本、商业风险和规避在商业中出现舞弊和欺诈等非正常商业行为的发生，提高盈利能力，以维护良好的公司社会形象和维护股东利益。 

 2、财务管理基础薄弱，财务内部控制弱化 

        现在财务核算或管理软件已经获得了极大的普及，各个层次或功能的财务管理或核算软件能够帮助财务人员很好的提高效率和确保核算数据的正确性和及时性。但目前公司的基础财务管理水平却与管理层对财务管理的要求有一定的差距。比如：财务资料的内部控制标准、岗位分离原则的实施、审计、权限管理、决策数据支持、战略管理和业绩管理等方面都存在问题。财务发挥的作用并没有达到期望的效果。这也是很多公司在管理过程中，认为财务并没有很好的监管及控制业务的进行，而是流于形式和只是为了完成必要的程序。

       更有许多企业流程控制混乱，业务流程设计不清晰；特别在涉及到资金管理方面的业务流程，比如订单处理、产成品发货、采购管理、生产均衡、应收帐款、应付帐款、存货管理、现金及银行存款等方面，造成公司在资金管理和流动资金流转速度不能够满足公司对于资金的要求。

        财务管理功能缺乏，明显缺乏良好有效的财务管理工具及内部控制工具和手段。在实践管理过程中许多工具和技术并没有获得公司管理人员的执行或是运用，比如预算管理、关键业绩指标、内部控制标准、财务预警机制等。在公司实际管理过程中，财务人员耗费了大量的精力和时间在财务数据收集、整理、核算、编制财务报告方面，并没有在财务数据分类、成本削减、业绩管理、预算控制、战略管理等过程中发挥积极的作用，而是退缩于提供数据和信息支持者的角色。 

【我们的观点】 

1、公司盈利驱动因素 

        公司经营收益率来自于产品/服务销售价格与成本的差额，所以提高产品/服务销售价格和降低成本是企业经营的核心主题。 
       决定产品/服务销售价格的因素包括产品/服务质量因素（即顾客满意程度）和营销因素，营销因素具体来说包括顾客对购买相应产品/服务的必要性、紧迫性和产品/服务的稀缺性，以及顾客的经济承受能力和市场上竞争产品/服务的平均销售价格等。若想提高公司产品/服务的销售价格，就需要通过产品/服务质量的不断改善和创新，以及适合市场的营销措施来实现。 
       是什么决定成本呢？直接因素是消耗了资源，而消耗资源的根本动因是企业开展作业活动，而开展作业活动的动因又是要为顾客提供产品/服务，提供什么样的产品/服务又取决于顾客需求/期望。什么是业务流程？简言之，流程就是为了达成一定的产出，而进行的一系列作业活动，顾客、产品/服务、作业活动、资源等都是流程的组成要素。所以我们认为，控制成本的关键是业务流程的控制。以财务经济性和财物风险控制为主线，对业务流程的各组成要素进行整体优化设计和管理是控制成本的有效途径，而基于财务会计科目来进行的成本控制往往是不能从根本上控制成本的。 

 2、财务收益、经济性与业务流程的关系。下表简要阐述流程管理与财务经济性的关系。 

表1 财务收益、经济性与业务流程的关系

      根据以上分析，我们认为基于财务收益和经济性的流程管理是公司降低成本和提高盈利能力的必由之路。 

【项目收益】 

        财务收益、经济性和财务风险控制是流程管理的修正器和方向标。财务收益和经济性的实现需要公司具有完善的运营流程和标准化流程操作手册，在实际审计、监督过程中依据公司运营流程和标准化操作手册能够很好的判断实际与期望或事前规定的差异，能够发现流程运营过程中的冗余和不增值部分，并规范它。 
       基于财务收益、经济性和财务风险控制的业务流程控制是公司内部管理不可缺少的环节，是公司内部管理工作中基础，公司所有的运营流程和管理流程都需要纳入流程控制标准的范围以内。 
       基于财务收益、经济性和财务风险控制的业务流程优化和内部控制有助于企业达到经营目标。在我们帮助企业进行业务流程运作程序和控制标准设计的过程中，高度关注公司股东及战略目标，除了基础的控制措施以外，对于战略管理等方面业务流程运作程序和标准能够帮助企业很好的实现战略目标。 
       业务流程控制有助于保护企业的财产和信息、技术。在业务流程优化和内部控制中许多原则能够帮助公司维护资产和信息、技术的安全，比如良好的复核验证程序、定期报告和记录程序、权限管理等方式都能够帮助企业很好的维护资产、信息、技术完整。 
       内部控制有助于企业遵循有关的法律、法规、惯例，避免损害公司声誉和地位。在业务流程内部控制标准中，我们专门对公司对于外部环境，特别是法律法规、惯例等的维护放置到非常重要的地位。由于业务流程内部控制标准失效和执行不好而造成公司在违反法律和商业惯例方面而给公司造成的损害，包括短期经济利益和长期社会利益方面已经有非常多的沉痛案例。 

【项目咨询流程】 

 我们采用如下的咨询流程： 
1、调研期： 
在优化设计业务流程前，我们高度关注企业的内部环境，包括： 
股东的利益需求； 
企业经营和业务运作过程所需遵循的法律法规； 
顾客需求； 
财务、人事政策和工作程序： 
员工行为准则； 
组织架构； 
权限分配； 
企业运营和盈利模式等。 
2、分析期与研讨期： 
在现代公司中对于业务流程的建立必须以系统的观点来看待，业务流程优化设计和内部控制不是单个部门能够独立完成的工作。 
一般的业务流程内部控制体系包括： 
流程优化设计和内部控制培训； 
业务流程绩效改善目标； 
业务流程风险分析； 
业务流程运作程序和标准； 
员工行为准则和激励、约束政策； 
公司会计准则 
公司财务制度 
公司的其他标准及政策。 
       在综合考虑上述因素之后，我们对企业的业务流程进行分析及重新设计，对业务流程分析的基本内容以表1所述的流程管理目标为框架，流程分析包括流程输出的适宜性、符合性、一致性、经济性等；作业过程的过程能力、作业活动的增值性、作业标准化程度、责任分配和权限划分适宜性、作业浪费等；         还包括业务流程运作的风险分析与评估。 
       依据内部控制内容和最佳业务实践，咨询顾问和公司管理人员共同编制业务流程图和业务流程分析，并标注每个关键控制点，并确认每个控制点的内部控制方法及手段，以及必要的管理报告系统；并将所有的内部控制程序文件和流程图汇总形成完整的内部管理文件。 
       依据最佳业务实践，咨询顾问和公司管理人员共同对流程进行调整，消除流程中不增值部分，缩短流程运行时间，提高效率，降低成本，提高业务流程产出的适宜性、符合性和一致性。 
在流程设计过程中，需要遵循以下原则： 
要从工作的目的出发而不是工作的过程出发定义业务过程各要素； 
剔除对内部客户和外部客户都不增值的部分； 
以财务收益、经济性和财务风险控制为导向，综合权衡质量、成本、速度和风险等控制目标进行流程优化设计； 
建立流程优化设计过程中的业绩考核体系； 
成本和效益分析，提高投入产出比。 
3、导入期 
       导入期是非常关键的，决定业务流程体系的执行有效性，需要公司所有部门进行配合。这一阶段的结果将产生业务流程内部控制实施细则、权限分配表和控制点责任分解表，作为指导各岗位人员的工作手册。 
4、辅导期 
       在辅导期，我们为企业提供业务流程内部控制体系实施的辅助指导服务，纠正在执行过程中出现的偏差，并对执行的过程和结果进行评估，促进该体系全面、有效的实施。 

【结束语】 

       由于中国企业面临的外部环境并没有要求企业必须以财务收益、经济性和财务风险控制为导向强化业务流程内部控制，很多公司并没有充分考虑到由于业务流程内部控制失效对公司的造成的损害可能致命的。 

       所以，企业只有提高自身的认识，聘请具有专业素质的公司来完善企业的业务流程内部控制体系，才能有效提高企业的运营质量、效率，控制企业的运营风险，降低运营成本，实现可持续的发展！